Redaktionssystem

Redaktionssystem

Ein Redaktionssystem ist eine gute Möglichkeit ohne vorhandene HTML- oder CSS-Kenntnisse eine Webseite redaktionell zu betreuen, Inhalte zu hinterlegen und zu veröffentlichen, zu bearbeiten oder zu löschen. Die Texte können ohne das Know How des Programmierens formatiert und verlinkt werden usw.

Häufig handelt es sich bei einem Redaktionssystem um eine aktuelle Form eines CMS (Content-Management-System). Diese sind vom Aufbau her sehr komplex, aber zeitglich einfach und komfortabel zu bedienen. Häufig sind der Zugriff und die Bearbeitung auch mobil möglich.

Die webbasierte Computeranwendung zeichnet sich für gewöhnlich vor allem durch die Trennung von Inhalten und deren Darstellung aus.

Dabei verfügen die meisten Systeme entweder über einen eigenen Dateimanager oder einen Webbrowser. Beide Funktionen bieten dem Nutzer die Gelegenheit auf die zu bearbeitende Seite zuzugreifen und diese im Editor zur Bearbeitung zu öffnen.

Ebenso bezeichnet für ein Redaktionssystem ist ein flexibles Berechtigungssystem. Den verschiedenen Benutzern können unterschiedliche Berechtigungen zugeteilt werden um Inhalte der Webseite zu bearbeiten und evtl. noch weitere Aufgaben durchzuführen.

Die Inhalte werden dabei typischerweise in einer Relationen-Datenbank abgespeichert. Um diese darzustellen, greift das System auf eine Kombination des Webseiten-Layouts, gestalterische Vorlagen und dem Webstandard CSS zurück.

Ein System mehrere Publikationsarten

Nahezu alle Systeme stellen eine Art Dateimanager oder einen Webbrowser um zur Seite zur gelangen, die bearbeitet werden soll. Im Anschluss kann diese mittels eines WYSIWYG-Editor entsprechend bearbeitet werden.

Als Alternative bieten manche Systeme durch die Webseite zu navigieren wie ein gewöhnlicher Besucher. Mit Hilfe der Authentifizierung als Redakteur  können die Inhalte dann erstellt oder geändert werden.

Dabei werden die Inhalte entweder mit Hilfe einer Datenbank-, Tabellen-Ansicht oder Texteditoren in der Datenbank des Systems hinterlegt. Abhängig vom System können die Inhalte auch mit DTP-Applikationen erstellt und verändert werden.

Ein DTP-Programm, welches direkt an das Redaktionssystem gekoppelt ist, ermöglicht das Erstellen von Katalogen, Blättern oder auch Zeitschriften. Das DTP-Programm stellt die Inhalte der Datenbank formatiert dar.

So können, je nach Redaktionssystem, die gleichen Inhalte in verschiedenen Publikationsarten dargestellt werden beispielsweise als Seiten, Hefte, Kataloge, Preislisten, Zeitschriften, PDF, Technische Dokumentation, HTML usw.

Layout- oder Inhaltsorientierung

Content-Management-SystemEin Redaktionssystem kann sowohl Layout- als auch Inhaltsorientiert sein.

Während oftmals ältere Redaktionssysteme, vor allem die für Printmedien genutzt werden, ihren Schwerpunkt auf ein flexibles Layout gesetzt haben, legen die neueren Systeme, welche für regelmäßige Veröffentlichungen herangezogen werden, auf eine sichere Verwaltung und einfaches Auffinden der Daten. Ein automatisiertes Layout ermöglicht so u.a. die Publikationen von ganzen Katalogen per Knopfdruck. Diese Ausrichtung weist die größte Ähnlichkeit zu einem Content-Management-System auf. Für das Erstellen von standardisierten Inhalten wird häufig eine DTD (Dokumenttypdefinition) herangezogen. Diese Datei legt den gesamten inhaltlichen Aufbau fest.

Für dieses Feld bieten zur Zeit SGML- und XML-Systeme die besten Vorteile. Hierbei handelt es sich um international anerkannte Methoden, die zur Beschreibung der DTD Informationen genutzt werden. So können die Dokumente genauestens strukturiert und inhaltlich klassifiziert werden.

Je nach System kann durch das Editor- oder Redaktionssystem genau definiert werden, ob eine strikte Einhaltung der DTD erfolgen soll oder nicht.

Bestandteile der Systeme

So ein Redaktionssystem weist für gewöhnlich mehrere Bestandteile und Funktionen auf.

Das Statuskonzept speichert beispielsweise alle Inhalte und Dokumente mit einem Status ab.

Das Rollenkonzept ermöglicht es jedem Mitarbeiter eine Rolle zuzuordnen und mit Hilfe der unterschiedlichen Verteilung der Benutzerrechte und Gruppen können Aufgaben und Verantwortung klar delegiert werden.

Auch die Ermittlung von Kennzahlen wird durch die Statistik von den meisten Systemen unterstützt.

Die Anbindung von Dienstleistern wie beispielsweise Druckdienstleister oder Übersetzer erleichtert die Zusammenarbeit wesentlich.

Selbstverständlich kann auch die Version des hinterlegten Dokuments verwaltet werden. Es kann nachvollzogen werden wann, wer und was an einem Dokument verändert hat und auf Wunsch alte Inhalte erstellt werden.

Die Variantenverwaltung gewährt die Möglichkeit verschiedene Varianten einer Veröffentlichung zu sichern. Diese Variantenvielfalt bietet den Vorteil der Wiederverwendbarkeit. Dabei kann eine Variante durchaus in mehreren Versionen vorliegen.

Mit Hilfe des Terminologie Managements kann ein einheitlicher Gebrauch von Wörtern bzw. Benennungen festgelegt werden. Diese strikte Einhaltung der Terminologie ist beispielsweise in Fall von technischen Inhalten sehr zu empfehlen.

Mit dem Translation-Memory-System lassen sich Übersetzungskosten drastisch reduzieren. Das System überwacht, welche ursprünglichen Inhalte bereits in welche Sprache übersetzt wurden und eben welche noch nicht. Dabei schaffen sie eine einheitliche Übersetzung.

Vorteile

Ein Redaktionssystem bietet dem Nutzer verschiedene und zahlreiche Vorteile:

Die Medienneutralität ist gegeben. Dies bedeutet, dass die Inhalte in verschiedenen Formen veröffentlicht und genutzt werden können.

Mit Hilfe der Metainformationen, die mittels Auszeichnung bzw. Tags hinterlegt werden, geben Aufschluss über den Informationsgehalt.

Die Verwaltung der Inhalte gestaltet sich zumeist als sehr übersichtlich und einfach. Dies spart u.U. Zeit und Nerven.

Abhängig vom genutzten Redaktionssystem kann der Editor frei ausgewählt werden. Zur Auswahl stehen dann beispielsweise Altova XMLSpy2007, Xeditor, Microsoft Word oder FrameMaker.

CSS, XSL-FO oder auch Stylesheet ermöglichen eine automatische Formatierung der Inhalte. Und auch vorhandene DTD-Schemata wie etwa DITA oder DocBook können problemlos verwendet werden.

Durch die einfache Anbindung an Translation Memory Systeme (TMS) steht einer einheitlichen Übersetzung so gut wie nichts im Weg.

Veröffentlichungen in verschiedenen Zielformaten wie beispielswese .doc, pdf oder hmtl können einfach aus einer Quelle heraus vorgenommen werden. Auch die Verlinkung von Inhalten in entsprechenden Ausgabeformaten ist problemlos möglich.

Zahlen, Maße usw. können teilweise mit der Anbindung an ein Produktmanagement-System (PMS) genutzt werden.

Kosten und Aufwand

Kosten RedaktionssystemDie Anschaffungskosten eines Redaktionssystems können sehr hoch ausfallen. Dies ist in erster Linie abhängig davon inwieweit welche Funktionen vorliegen müssen und wie hoch der Aufwand ist das System an die eigenen Bedürfnisse anzupassen.

Die Kosten entstehen daher aus diversen Faktoren.

Die Anschaffungskosten für Hardware variieren beispielsweise aufgrund dessen, was für das System notwendig ist und ob evtl. diverse Bestandteile bereits vorhanden sind.

Die Lizenzkosten richten sich hingegen nach dem System für welches man sich entschieden hat. Es gibt keine einheitliche Preisstruktur. Es ist wie im Supermarkt: Jeder darf sein Produkt zum Preis anbieten, den er für gerechtfertigt hält.

Des Weiteren kommen noch häufig Kosten für spezialisierte Dienstleister auf die Rechnung. Diese übernehmen den Aufwand das System komplett auf den späteren Nutzer zuzuschneiden. Die Individualisierung, die Konzeptionierung als auch die Umstrukturierung das Einpflegen bereits bestehender Inhalte können nur selten zufriedenstellend von Laien durchgeführt werden.

Viele der Systemanbieter haben aber bereits auf die Individualisierungswünsche reagiert und bieten ihr Redaktionssystem im Baukastenformat mit unterschiedlichen Kostenmodellen an. So kann sich der Käufer sein System praktisch selber zusammenstellen.